Оптимизация HR-процессов на основе Digital-технологий

Полный текст

Переход от индустриальной к цифровой экономике требует изменений во всех сферах бизнеса – трансформации традиционной компании в высокотехнологичную. Подход к организации взаимодействия и коммуникации на сегодняшний день определяется открытыми мобильными и социальными платформами. В настоящее время разрабатывается новый глобальный тренд – HR-digital, который охватывает практически все сферы управления персоналом – от цифровой погони за талантами до социального HR-брендинга. Актуальность работы определена отсутствием достаточного количества отечественных и зарубежных исследований, в которых представлены практики успешной диджитализации HR-процессов, что определило необходимость дополнительного изучения данной научно-практической области.

На практике под обобщающим понятием «HR-процессы» организации понимаются поиск и подбор кадров, адаптация, мотивация и стимулирование сотрудников, развитие и управление карьерой, оценка персонала, кадровый учёт и т.д. Оптимизация HR-процессов подразумевает комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование отдельных направлений или всей деятельности организации по управлению персоналом, цель которой заключается в освобождении сотрудников организации от части трудовых операций или их усовершенствование, что позволяет увеличить время для участия в решении стратегических задач компании. Оптимизация бизнес-процессов, повышение производительности компании и улучшение опыта взаимодействия с клиентами средствами цифровых технологий называется «диджитализацией» [1]. Использование диджитализации в сфере управления персоналом на сегодняшний день в российских компаниях еще не нашло массового применения: только около 12% компаний находятся на стадии «зрелой» цифровизации [2]. Другими словами, HR-digital – это технология автоматизации HR-процессов организации с использованием социальных, мобильных, аналитических и облачных технологий, объединяющая комплекс подходов в сфере управления персоналом и HR-брендинга.

Необходимо отметить неравномерность диджитализации процессов управления персоналом. По оценкам Head Hunter, в России, большинство организаций, которые занимаются автоматизацией HR-процессов, обходятся точечными решениями (63 %). Лишь 35 % работодателей внедрили единую систему автоматизации управления персоналом; 7 % компаний используют мобильные технологии коучинга; 10 % для управления производительностью; 8 % для планирования времени; 13 % для рекрутинга и управления кандидатами; 21 % для планирования отпуска [3]. Вышесказанное не противоречит тому, что еще два десятилетия назад цифровые технологии в HR-сфере ассоциировалось исключительно с автоматизацией кадрового делопроизводства и начислением заработной платы, теперь применение HR-digital возможно почти на каждом этапе процесса управления персоналом. В организациях применяются различные методики по совершенствованию и реформированию существующих бизнес-процессов [4, 5].

Изучение опыта HR-digital позволило утверждать, что наиболее часто диджитализируются процессы подбора и отбора кандидатов, адаптации, развития и оценки персонала. Так, на сегодняшний день автоматизация процесса найма персонала с помощью искусственного интеллекта и машинного обучения возможна с использованием следующих инструментов: роботы-рекрутеры в чат-ботах; онлайн тесты; сервисы подбора кандидатов на базе искусственного интеллекта (например, Sever.ai, VCV, Skillaz, Mindstore, Робот Вера). Основные тренды диджитализации рекрутинга представлены в табл. 1. Применяя диджитализацию при подборе, можно ускорить процесс закрытия вакансий, освободить рекрутера от шаблонных операций и доверять ему более сложные задания. При сравнении временных затрат на рекрутинг в зависимости от использования HR-digital было выявлено, что время на обработку сокращается в 2,2 раза, биографическое интервью – в 2 раза [6].

 

Таблица 1

Основные тренды Smart-рекрутинга

Тренд	Краткая характеристика	Статистика
Social recruiting	Подбор осуществляется посредством социальных сетей и специализированных job-сайтов	79 % соискателей и 84 % рекрутеров используют соцсети, 45 % соискателей HeadHunter используют приложение или мобильную версию сайта
Recruitment marketing	Применение инструментов маркетинга в управлении персоналом: аналитика и построение сорсинга на основе этой аналитики	48,2 % специалистов активно изучают тему и планируют разработку, 30,5 % уже имеют проекты на стыке маркетинга / HR и лишь 5,3 % считают себя инноваторами [7]
Применение искусственного интеллекта	Искусственный интеллект используется для выполнения шаблонных операций, прогнозирования эффективности кандидатов	Использование виртуального рекрутера для собеседований по телефону (робот Вера)
Уберизация рекрутмента	Найм рекрутера-фрилансера организацией средней по размерам ввиду отсутствия средств на содержание специалиста или разового набора большого количества персонала	Существует множество сайтов, помогающих компаниям найти подобных рекрутеров, например: Recruitifi.com, Bountyjobs.com, Thejobpost.co.uk и HRspace.

 

Таблица 2

Российские краудсорсинговые digital-проекты

Компания	Цель проекта	Краудсорсеры	Награда
ПАО Сбербанк	Сбор идей по развитию бизнеса	Сотрудники компании	Денежное вознаграждение
ОАО «РЖД»	Сбор идей по повышению качества услуг	Сотрудники и клиенты компании	Сертификаты OZON.Travel и Enter, вознаграждения
Азбука вкуса	Сбор идей по развитию компании, ассортимента, сервиса, маркетинговых акций	Клиенты компании	Включение в штат сотрудников

 

Ещё одной возможной технологией на основе диджитализации, используемой при подборе и отборе персонала, можно считать краудрекрутинг, который даёт возможность не только кандидату показать свои практические умения и навыки непосредственно в процессе трудовой деятельности, но и организации уменьшить: временные ресурсы на подбор кандидатов на должность (среднее время краудсорсингового проекта – от трех до пяти недель, за этот срок рекрутер может оценить и подобрать более успешных претендентов); загруженность HR-службы (рекрутер может сосредоточиться на оценке деятельности исполнителя); затраченное время будущих работников на адаптацию к корпоративной культуре компании; временные затраты на формирование кадрового резерва организации. Таблица 2 включает в себя данные по наиболее масштабным и успешным российским краудсорсинговым digital-проектам [8]. Краудсорсинг способствует как созданию стратегических инициатив по развитию HR-менеджмента, так и выделению новых digital-мероприятий. Несмотря на то, что разработка крауд-проекта требует учета и анализа множества влияющих факторов, его внедрение позволяет HR-службе оптимизировать время на подбор и отбор персонала, рационально использовать творческий потенциал штатных сотрудников, проводить оценку и формирование кадрового резерва, а также создавать условия для развития персонала.

Помимо этого, диджитализация процессов отбора кандидатов и оценки персонала проводится средствами систем SaaS. Платформы Hrscanner, StartExam, SHL, Talent Q, Kenexa предлагают онлайн-тестирование различной направленности, GitHub, Stack Overflow, Cut-e занимаются оценкой профессиональных компетенций сотрудников [9].

Одним из востребованных направлений HR-digital является геймификация, что подразумевает разработку и внедрение цифровых игровых элементов в рабочие процессы. Её используют адаптации, обучения и оценки сотрудников. Геймификация отличается от деловых игр, мозговых штурмов и кейсов тем, что в нее включены дополнительные элементы: рейтинги, награды и многое другое [10]. Можно выделить следующие виды геймификации:

• простые игры (для массового персонала): Arctic Shores, Pymetrics, Assessment Innovation, Persona Labs;
• более сложные игры с элементами виртуальной реальности (для менеджеров): Human-iTech S.A., VirBELA;
• IT-симуляции, пришедшие из обучения техническим навыкам (для специалистов): Skills2Learn, i-Human Patients, Virtual Heroes [11].

Ярким примером внедрения диджитализации в деятельность компаний для расширения экспертного сообщества, привлечения людей к непосредственному участию в коллективном творчестве, решению проблем и генерации предложений является краудсорсинг [12]. Краудсорсинг можно охарактеризовать как digital-технологию, основанную на мобилизации интеллектуальных ресурсов с целью объединения людей в цифровом пространстве для создания «коллективного разума» по решению временных проблем и задач различных областей, а также ориентации на получение работодателями экономических выгод, снижение издержек, повышение производительности труда, эффективности управления и инновационного потенциала организации [6]. В России только 5 % организаций применяют краудсорсинг [8], получая ряд преимуществ от внедрения данной технологии HR-digital в свою деятельность (табл. 3).

Многие организации используют новые digital-инструменты при проведении программ адаптации новых сотрудников, например, электронный вводный курс, который позволяет познакомить сотрудников со всем циклом бизнес-процессов, за счёт 3D-панорамы создать ощущение присутствия в реальном времени в офисе компании. Наиболее эффективными digital-инструментами адаптации могут быть:

• виртуальный welcome-тур;
• онлайн-доступ к внутренней информации в виде приложения для смартфона;
• базовые онлайн-курсы для новичков.

Например, проект «Новый сотрудник в компании: путь к успеху», запущенный в компании «Coca-Cola HBC Россия», наглядно демонстрирует использование эффективных инструментов адаптации. Основной задачей проекта стала комплексная интеграция специалиста, позволяющая не только быстро достигать высокой результативности в первые месяцы работы, но и влиться в корпоративную культуру Coca-Cola. Компания отказалась от стандартных массовых инструментов по вводу сотрудников в должность, отдав предпочтения современным digital-инструментам, и результаты не заставили себя долго ждать. Благодаря данному проекту зафиксировано снижение уровня текучести торговых представителей на 15 %, ключевых сотрудников в компании снизился на 8 % [13].

Успешным примером использования HR-digital для развития сотрудников можно считать проект компании ИКЕА «Неделя развития талантов» (табл. 4). Основной задачей проекта стал поиск возможностей для сотрудников ответить самим себе на три вопроса: в чем мой талант; где лучшее место работы для меня; как мне успешно расти и развиваться? После проведения мероприятия, вовлеченность сотрудников выросла на 83%, 87% участников узнали, как лучше построить свое развитие и карьеру в компании, а текучесть персонала снизилась до 18,6 % [13]. Такой опыт компании демонстрирует серьёзные результаты даже частичной диджитализации HR-процессов.

 

Таблица 3

Преимущества внедрения краудсорсинга в деятельность организации

№	Преимущество	Описание
1	Отбор талантливых кадров	В качестве награждения лучшие участники краудсорсингового проекта могут стать сотрудниками компании.
2	Экономия финансовых ресурсов	Проекты не требуют больших финансовых вложений, поскольку вознаграждение выплачивается только непосредственному исполнителю.
3	Формирование кадрового резерва	Сотрудники компании, участвующие в краудсорсинговом проекте, могут быть отобраны в кадровый резерв организации на вышестоящие должности.
4	Вариативность решений одной задачи	Каждый участник проекта может предложить собственный вариант решения задачи.
5	Наличие временных границ	Большинство проектов имеет четкие временные сроки исполнения.
6	Большой охват исполнителей	Благодаря использованию сети Интернет в краудсорсинговый проект может вовлекаться большое число людей.
7	Экономическая эффективность	Вовлечение исполнителей без дополнительных затрат на мотивацию. Один из принципов краудсорсинга – добровольность.

 

Таблица 4

Проект «Неделя развития талантов» компании ИКЕА  

Мероприятия	Краткая характеристика
Экскурсия по миру профессий ИКЕА	Каждый сотрудник мог записаться на экскурсию в любое подразделение, встретиться с коллегами и познакомиться со спецификой их работы.
Карьерный коучинг	Сессии карьерного коучинга – это возможность пообщаться с гуру в области развития карьеры и выбрать карьерную стратегию.
Карьерный квест «ИКЕА за 300 минут»	Это отличная возможность познакомиться с работой своих коллег, а также примерить на себя их роль, выполняя реальные задачи.
Онлайн-конференция	Руководители компании рассказывали, как стать звездой любого собеседования и получить вакансию мечты.
Настольная игра «Экивоки для ИКЕА»	Суть игры проста: объяснять слова и выражения всевозможными способами – с помощью песен, жестов, карандашей и пластилина. В игре был тщательно подобран и использован профессиональный сленг всех подразделений.
Доступ к электронной библиотеке	Всем сотрудникам был открыт доступ к электронной библиотеке «Манн, Иванов и Фербер».

 

Большинство крупных компаний, такие как: ИКЕА, МТС, Nokia, Adidas, Coca-Cola, Heineken, ВТБ, так или иначе, произвели автоматизирование своих HR-процессов с целью получения более точной HR-аналитики, а также информации о рынке и расчета тех или иных прогнозов, дистанционного обучения персонала. Всё это позволяет сократить затраты со стороны работодателя и уделить внимание большему количеству работников.

Несмотря на то, что применение digital-технологий становится все популярнее, у диджитализации есть ряд ощутимых недостатков, среди которых, в первую очередь, выделяют относительно высокую стоимость внедрения. Многие компании не могут позволить себе автоматизировать HR-процессы. Однако, что затраты на модернизацию являются долговременной инвестицией, которые в будущем принесут организации прибыль.

Ещё одним недостатком является риск сокращения персонала средней и низкой квалификации, так как трудовые процессы, выполняемые работниками, будут автоматизированы. Так, например, в Сбербанке внедрение искусственного интеллекта привело к огромному сокращению численности работников, занимающихся рутинными операциями. По словам Г. Грефа, на среднем уровне было сокращено примерно 70 % менеджеров, а к 2025 году численность сотрудников Сбербанка может уменьшиться вдвое [14]. Однако организации могут дать возможность своим сотрудникам, попавшим под сокращение, пройти переобучение и реализовать себя в другой сфере деятельности, которая может быть им интересна.

Ещё одним недостатком является высокая стоимость ошибок. К сожалению, никакая система не застрахована от ошибок, и даже инновационные технологии могут давать сбои. Например, в Сбербанке потеря из-за ошибок искусственного интеллекта составила миллиарды рублей [14]. Незначительная ошибка, допущенная при построении алгоритмов, может привести не только к потере денежных ресурсов, но и к потере важной информации и данных. Также при диджитализации процессов повышенное внимание стоит уделять вопросам информационной безопасности, поскольку информация, представленная в виртуальном пространстве, часто подвержена кибератакам различного характера.

В современном мире электронных технологий появляется необходимость внедрения новых моделей управления и усовершенствование имеющихся. Новые бизнес-стратегии с использованием современных технологий повышают эффективность управленческих решений: рекрутинг становится автоматизированным, возможен переход на виртуальные рабочие места, создается индивидуальная для каждого сотрудника среда для самореализации и развития. Лидирующим факторов, который будет оказывать влияние на сферу в ближайшие несколько лет, является именно цифровая трансформация, происходящая в мире. Информационные технологии могут организовать эффективную работу с сотрудниками, автоматизировать и усовершенствовать многие рабочие процессы, а также снизить денежные и временные издержки на решение многих задач. Именно диджитализация управления персоналом позволяет оптимизировать работу, систематизировать ее. Диджитализация наиболее заметно проявилась в работе с большими объемами данных, при проведении дистанционного обучения, использовании искусственного интеллекта для подбора и оценки персонала, организации оnline обратной связи с сотрудниками и ряде других направлений.

Об авторах

Яна Дмитриевна Мамась

Самарский Университет

Автор, ответственный за переписку.
Email: yanamamas00@gmail.com

студент III курса

Россия, 443086, Самара, Московское шоссе, 34

Ксения Павловна Наливалкина

Самарский Университет

Email: nalivalkinaks@yandex.ru

студент III курса

Россия, 443086, Самара, Московское шоссе, 34

Екатерина Александровна Панченкова

Самарский Университет

Email: panchenkova.ek@gmail.com

студент III курса института экономики и управления

Россия, 443086, Самара, Московское шоссе, 34

Диана Александровна Калмыкова

Самарский Университет

Email: kalmikova.da@ssau.ru

ассистент кафедры управления человеческими ресурсами Самарского университета

Россия, 443086, Самара, Московское шоссе, 34

Дополнительные файлы