Features of department of electronic document circulation (by examples of the markets of the Russian Federation and the EU)

Full Text

Работа с документами является неотъемлемой частью ведения любого бизнеса. Автоматизация делопроизводства позволяет достичь качественного уровня в управлении ресурсами компании. Целью работы является анализ особенностей введения делопроизводства в разных странах с целью адаптации отечественных систем для зарубежных заказчиков.

Современные системы электронного документооборота представляют собой комплекс, включающий в себя: автоматизацию бизнес-процессов, исполнительскую дисциплину, безопасность данных и т.д. По данным Fortune Business Insights мировой рынок систем управления корпоративным контентом в 2019 году стоил 15,33 млн. долларов США [1].

Почему всё больше компаний переходят к покупке и использованию Enterprise content management (ECM) систем?

Например, по данным Siemens Business Services, при использовании систем электронного документооборота (СЭД):

– производительность труда персонала увеличивается на 20-25 %;

– стоимость архивного хранения электронных документов на 80 % ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов;

– на 60 % сократилось время поиска и выборки документов [2].

Однако конечный продукт должен удовлетворять требованием определенной отрасли, законам в стране и принципам работы [3]. В рамках исследования была составлена таблица 1 особенностей различия ведения документооборота в России и в Европейский союз (ЕС).

Отечественное делопроизводство характеризуется строго вертикальной направленностью: все документы, поступающие в организацию, отправляются на рассмотрение руководителю. Руководитель, после рассмотрения документа, выносит по нему резолюцию и через секретаря передает исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, либо выполняет резолюцию, либо передает своим подчиненным. Таким образом, документ, обрастая резолюциями, продвигается вглубь к основанию иерархии. После выполнения наложенной резолюции, документ возвращается наверх, где происходит уведомление об исполнении [4].

 

Таблица 1

Особенности различия ведения документооборот России и ЕС

Показатели	Европейский союз	Россия
Способ организации работы	Децентрализованный	Централизованный
Особенность автоматизации	Высокая автоматизация процессов	Ограничения юридически значимого документооборота
Процесс обработки документов внутри организации	Вертикальное движение документов	Горизонтальное движение документов
Начало процесса работы с документом	Экспертиза – первичный этап	Регистрация – первичный этап
Разграничение документов	Подразделение документов на «Document» и «Record»	Использование только «Document»

 

Западное делопроизводство характеризуется горизонтальной направленностью, т.е. все документы сразу, без рассмотрения руководителем, передаются исполнителям.

Также в российском делопроизводстве выполнение резолюции контролирует выделенный сотрудник – делопроизводитель, который всегда знает, на какой стадии находится исполнение поручения. В западной практике такой ответственности не существует.

 В западном делопроизводстве выделяются два понятия: «Document» – документ, не имеющий юридической силы (не утверждённый), «Record» – юридически значимый документ. Если провести аналогию, то термину «document» в российской практике соответствует понятие «проект документа», а термину «record» – «документ».

При поступлении документа в организацию в западном документообороте сначала происходит экспертиза и определение сроков хранения документа и только после этого документ проходит регистрацию [5].

В российской практике процесс управления документами начинается с регистрации (процедуры экспертизы и определения сроков хранения в нашей практике также присутствуют, однако это происходит в момент передачи документа в архив).

Развитие ECM привело к развитию юридического законодательства, которое регулирует основные формы работы с электронными документами.

Так, например, в России есть документы, которые регламентируют работу с электронной подписью, ведением архива, защите данных.

В европейском союзе разработан и введён единый стандарт работы с ECM–MoReq2, который содержит типовые требования к управлению электронными документами.

Преимуществом данного документа является то, что он является основополагающим документом, регламентирующим требования к системам электронного документооборота. Спецификация MoReq непосредственно применяется европейскими покупателями при приобретении и установке программного обеспечения (ПО) [6]. Европейские поставщики программного обеспечения обойти эти требования не могут.

Таким образом, рассмотрев особенности ведения документооборота в России и в странах Европы, делаем выводы, что для адаптации российских продуктов на европейском рынке необходимы:

– единые стандарты управления информацией;

– мобильность, доступность миграции данных из устаревшего ПО и территориально-распределенных источников информации;

– безопасность информации;

– развитие ранее неизвестных сегментов бизнеса (RPA, искусственный интеллект).

About the authors

Irina Evgenievna Krasnoseltseva

Samara University

Author for correspondence.
Email: ikrasnoseltseva@gmail.com

undergraduate student of the Institute of Economics and Management

Russian Federation, 443086, Samara, Moskovskoye Shosse,34

Lyudmila Petrovna Merkulova

Samara University

Email: aimerk@yandex.ru

professor of the Department of Foreign Languages and Russian as a Foreign of the Samara University

Russian Federation, 443086, Samara, Moskovskoye Shosse,34

Supplementary files